Wissen direkt im Arbeitsprozess bereitstellen

[Lindenglanz]

Hallo zusammen, wir möchten Informationen, Anleitungen und Hilfen für Mitarbeitende schneller zugänglich machen, weil aktuell viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder dem Nachfragen bei Kollegen verloren geht. Besonders bei komplexen Prozessen wäre es hilfreich, wenn Unterstützung genau dann verfügbar ist, wenn sie gebraucht wird. Wie organisiert ihr Wissen im Arbeitsalltag? Setzt ihr auf zentrale Wissensdatenbanken, kurze Anleitungen oder Hilfen direkt in den verwendeten Programmen? Mich würde interessieren, welche Lösungen bei euch wirklich genutzt werden und wie ihr Inhalte aktuell haltet. Viele Grüße

[Tapsili]

Guten Abend, eine Migration auf SAP S/4HANA würde ich nicht als reines IT Projekt behandeln. Datenqualität, Schnittstellen und veränderte Abläufe betreffen auch die Fachabteilungen. Einen hilfreichen Überblick über Migration, Fiori und unterschiedliche Einführungswege bietet der Erklärartikel von tts . Besonders wichtig finde ich, früh Key User einzubeziehen und genügend Zeit für Tests sowie Schulungen einzuplanen. Vor einer Entscheidung würde ich dokumentieren, welche alten Prozesse wirklich übernommen werden sollen und wo eine Vereinfachung möglich ist. So nutzt man die Umstellung für eine bessere Arbeitsweise, statt nur die bisherige Systemlandschaft zu kopieren. Beste Grüße, Thomas

[Gring]

Ich würde das Wissen möglichst an einer zentralen Stelle bündeln. Sobald Anleitungen in Mails, Ordnern, Chats und auf einzelnen Rechnern verteilt sind, verbringt man irgendwann mehr Zeit mit Suchen als mit der eigentlichen Aufgabe. Eine gute Suchfunktion und eine klare Struktur wären mir deshalb wichtiger als möglichst viele Funktionen.

Gerade wenn mehrere Personen an unterschiedlichen Orten arbeiten, merkt man schnell, wie wichtig ein gemeinsamer Zugriff auf Informationen ist. Das wird auch beim Thema ortsunabhängiges digitales Arbeiten ganz gut deutlich. Für interne Anleitungen würde ich denselben Gedanken verfolgen und dafür sorgen, dass niemand davon abhängig ist, auf welchem Rechner eine Datei liegt oder welcher Kollege gerade erreichbar ist.

Bei komplexeren Prozessen finde ich kurze Hilfen direkt im verwendeten Programm besonders sinnvoll. Für einfache Fragen reicht oft schon ein kleiner Hinweis oder eine kurze Schrittfolge. Ausführlichere Erklärungen können dann weiterhin in einer zentralen Wissensdatenbank liegen und bei Bedarf verlinkt werden. Auf https://kennisoverzaken.nl/overig/van-vakantiedroom-naar-levensstijl-het-leven-van-een-digitale-nomade/ findest du noch einiges mehr.

Wichtig wäre mir außerdem eine klare Verantwortung für die Inhalte. Wenn niemand zuständig ist, sind Anleitungen nach ein paar Monaten schnell veraltet. Sinnvoll finde ich deshalb, bei jeder Anleitung festzuhalten, wer sie pflegt und wann sie zuletzt überprüft wurde.

Ich würde zunächst mit den Themen anfangen, zu denen im Alltag ohnehin ständig Rückfragen kommen. Wenn Mitarbeiter dadurch tatsächlich schneller weiterkommen, kann man die Sammlung Schritt für Schritt erweitern. So entsteht keine riesige Wissensdatenbank, die am Ende niemand benutzt, sondern etwas, das sich am tatsächlichen Bedarf orientiert.

Wenn du noch Fragen hast, dann melde dich einfach wieder.

• Diese Antwort wurde geändert vor 3 Wochen, 5 Tage von Gring.

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